Excel rešitve, ki vam olajšajo delo
Z orodji Excel Power Query in Excel Power Pivot avtomatiziramo preglednice, da je manj ročnega dela, manj napak in večja preglednost podatkov.
Zakaj zbranih podatkov v Excelu pogosto ne izkoristimo?
Excel se najpogosteje uporablja za zbiranje različnih podatkov. Ti se pogosto vnašajo ročno in ostanejo le shranjeni v tabelah, brez prave dodane vrednosti.
Če Excel ostane na tej osnovni ravni, začne predstavljati breme. Namesto da bi pomagal pri delu, povzroča dodatne korake in veliko ročnega dela, zato ga doživljamo kot nujno opravilo brez jasne koristi.
Ključni izzivi
Veliko ročnega dela
Podatki se zbirajo, kopirajo in popravljajo ročno.
Postopki se ponavljajo, kar jemlje čas in povzroča nejevoljo.
Podatki brez prave dodane vrednosti
Manjka povezava, kontekst in jasen odgovor na vprašanje kaj ti podatki sploh pomenijo.
Analiza se ustavi pri preglednici
Excel služi kot arhiv, ne kot orodje za razumevanje.
Namesto vpogledov dobimo sezname številk, ki zahtevajo dodatno razlago.
Poročila, ki ne pomagajo pri odločitvah
Poročila so pravilna, vendar ne dajejo jasnih odgovorov.
Excel kot orodje pri tem ni težava. Težava je, da pogosto ostane na osnovni ravni – kot tabela za vnos podatkov, ne pa kot orodje za pregled in razumevanje. Ko se podatki uredijo, povežejo in avtomatizirajo, začne Excel delati to, kar od njega pričakujemo: prihrani nam delo in ustvari pregledne in urejene podatke.
Kaj uredimo v Excelu in kakšen je rezultat?
Avtomatska priprava in urejanje podatkov (Excel Power Query)
Podatki pogosto prihajajo iz različnih Excel datotek, dokumentov ali ponavljajočih se tabel. Namesto ročnega prepisovanja se podatki samodejno preberejo, očistijo in pripravijo za nadaljnjo uporabo.
Kaj konkretno uredimo?
samodejni uvoz podatkov iz Excel, PDF,.. datotek
obdelava ponavljajočih se dokumentov (npr. mesečni izpiski, evidenčni listi)
čiščenje in poenotenje podatkov
ustvarjanje izpeljanih podatkov (seštevki, razlike, obdobja)
Pregledi in poročila iz zbranih podatkov (Excel Power Pivot)
Ko so podatki enkrat urejeni, jih povežemo v celoto in pripravimo pregledne prikaze, ki imajo smisel. Namesto seznamov številk dobite jasne preglede, ki jih lahko dejansko uporabljate.
Kaj tukaj nastane?
priprava osnov za poročila
- povezava več tabel v enoten model
tabelarični in grafični prikazi
možnost pregleda po obdobjih, kategorijah, virih
Kako poteka sodelovanje?
1. Pogovor in razumevanje težave
Najprej pogledamo, kako trenutno uporabljate Excel in kje nastajajo težave.
Brez vnaprej pripravljenih rešitev – najprej spoznamo podatke in način dela.
2. Priprava in ureditev rešitve
Na podlagi dogovora uredimo preglednice, avtomatiziramo ponavljajoče se korake in pripravimo jasne preglede.
Rešitev je prilagojena vašim podatkom in dejanski uporabi.
3. Predaja in pojasnilo uporabe
Ko je rešitev pripravljena, jo skupaj pregledamo.
Razložimo, kako jo uporabljati in po potrebi prilagodimo še zadnje podrobnosti.
Cilj sodelovanja ni zapleten sistem, ampak Excel, ki vam delo dejansko olajša.
Imate Excel, ki vam jemlje čas?
Če imate občutek, da z Excelom delate več, kot bi bilo treba,
ali da podatki obstajajo, a vam ne pomagajo,
se lahko o tem mirno pogovorimo.
Brez obveznosti in brez zapletenih razlag.