Podjetja pogosto sprejemajo napačne poslovne odločitve, ne zato, ker bi jim primanjkovalo podatkov, temveč zato, ker ti ne ponujajo jasnih odgovorov za odločanje.
Podatkov je dovolj, manjkajo pa kakovostne informacije, ki preprečujejo napačne poslovne odločitve
Večina podjetij danes ne živi v pomanjkanju podatkov. Podatki se zbirajo v raznih tabelah, po različnih oddelkih in službah, v ERP sistemih. Kljub temu ob pomembnih odločitvah pogosto nimajo prave podpore. Namesto da bi podatki pomagali razjasniti situacijo, ustvarijo še več dvoma, saj so razpršeni in ne nudijo pravega vpogleda v bistvo problematike.
Razlog ni v tem, da bi bili podatki napačni ali nepopolni. Pogosteje ostanejo na ravni surovih dejstev, brez odgovorov na relevantna vprašanja. Ne pokažejo trendov, primerjav ali odstopanj, zato ne razumemo, kaj v resnici pomenijo za naslednji korak.
V takšnih primerih se zdi, da imajo podjetja »vse pod nadzorom«, hkrati pa se ključne odločitve sprejemajo na podlagi občutka. Podatki so prisotni, informacije pa manjkajo. Razlika med obema pojmoma je odločilna: informacija ni zgolj nekaj, kar lahko izmerimo, temveč nekaj, kar nam pomaga razumeti, kaj se dogaja in zakaj.
Tako se podatki sčasoma začnejo kopičiti brez pravega učinka. Brez ustreznih poročil in analiz zbiranje podatkov postane neuporabna nadloga in izguba časa.
Zakaj manjkajo kakovostne informacije?
Težava se redko pojavi tam, kjer se podatki zbirajo. Pogosteje nastane kasneje, ko bi jih morali urediti, analizirati in povezati z odločitvami. V mnogih primerih je zbiranje podatkov namenjeno predvsem arhiviranju, da jih je mogoče po potrebi ponovno pregledati. Njihova prava vrednost pa se pokaže šele takrat, ko jih znamo smiselno analizirati.
Pogosto se izkaže, da se določeni podatki zbirajo povsem po nepotrebnem. Ne zato, ker bi bili napačni, temveč zato, ker je nekdo nekoč presodil, da jih je »dobro imeti«, brez jasne predstave, kaj naj bi nam ob analizi sploh povedali. Ko ni jasne vizije, kaj želimo z analizo doseči, se podatki začnejo kopičiti brez pravega namena. Prav zato je ključno, da se že na začetku vprašamo, katera vprašanja ali izzive želimo z analizo nasloviti, in šele nato določimo, katere podatke za to dejansko potrebujemo.
Druga pogosta težava je razdrobljenost. Podatki se zbirajo po različnih oddelkih, vsak s svojim pogledom in prioritetami. Kar je za en del podjetja ključno, je za drugega zgolj ozadje. Brez skupnega okvira se informacije ne seštevajo, temveč si pogosto celo nasprotujejo. Namesto jasnosti nastane dodatna zmeda.
Vse to vodi do situacije, kjer podatki obstajajo, informacije pa ne. Ne zato, ker bi nekdo delal narobe, temveč zato, ker proces ni usmerjen v odločanje. Kakovostne informacije ne nastanejo avtomatično. Nastanejo šele takrat, ko podatke povežemo z vprašanjem, ki ga moramo razrešiti.
Ko poročila ne odgovarjajo na ključna vprašanja
V praksi se težava pokaže zelo preprosto. Poročila obstajajo, a ob konkretnih odločitvah ne dajo jasnega odgovora. Prikazujejo številke in spremembe, ne povedo pa, kaj te spremembe pomenijo in kakšna odločitev iz njih sledi.
Namesto da bi razjasnila situacijo, pogosto odprejo nova vprašanja. Potrebna so dodatna pojasnila, nova poročila ali dodatne analize. Odločanje se ne pospeši, temveč se preloži.
Takšna poročila niso napačna, so pa neuporabna v trenutku, ko je odločitev potrebna. Ne izhajajo iz ključnih vprašanj, temveč iz razpoložljivih podatkov. In ko poročilo ne služi odločitvi, postane samo še obvezen del procesa, ne pa njegova podpora.
Odločanje zahteva ustrezno strukturo informacij, ne več poročil
Dobre odločitve ne nastanejo zato, ker bi imeli več poročil, temveč zato, ker so podatki urejeni na način, ki ponuja jasen odgovor na zastavljeno vprašanje. Ključ ni v količini prikazanih informacij, temveč v tem, da so podatki med seboj povezani, konsistentni in pripravljeni z mislijo na odločitev, ki jo morajo podpreti.
V praksi to pomeni, da je treba najprej vzpostaviti strukturo, v kateri se podatki očistijo, povežejo in logično razporedijo, šele nato pa postanejo osnova za poročila. Takšen pristop se pogosto opira na analitična orodja, kot sta Power Query in Power Pivot, ki omogočata urejanje podatkov ter pripravo dinamičnih poročil za podporo odločanju.
Ko so podatki urejeni na ta način, poročila nehajo biti zgolj zbir številk in postanejo dejanska pomoč pri odločanju. Ne zato, ker bi bila bolj zapletena, temveč zato, ker temeljijo na jasni strukturi in pravih vprašanjih.
Zaključek
Če imate občutek, da podatki v vašem podjetju obstajajo, odločitve pa se kljub temu sprejemajo z negotovostjo, je to običajno znak, da težava ni v količini podatkov, temveč v njihovi strukturi in interpretaciji. Prvi korak ni novo poročilo, temveč jasen pregled, kako so podatki pripravljeni in ali sploh odgovarjajo na vprašanja, ki jih morate razrešiti.